Privacyverklaring

Identiteit organisatie
Lokers Ensemble En JeugdOrkest (LEEJO) vzw
Hovenierstraat 22
9160 Lokeren
info [at] leejo.be

Contactpersoon: Thomas Van Acker, secretaris, secretaris [at] leejo.be

Algemeen

LEEJO vzw vindt het belangrijk dat uw persoonsgegevens en privacy beschermd en gerespecteerd worden. In onze privacyverklaring duiden we u welke informatie wij verzamelen en wat wij er verder mee doen. Wij gaan op een zorgvuldige manier om met uw persoonsgegevens. Wij houden ons aan de wettelijk richtlijnen die terug te vinden zijn in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (25/05/2018).

Wij zorgen ervoor dat

wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
er geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

Welke gegevens worden verzameld en voor welk doel?

LEEJO vzw heeft als doel het samenbrengen van amateur-muzikanten met het oog op het beoefenen van instrumentale muziek in verenigingsverband. Dit doen we door het instuderen van muziek, met het oog op het brengen van publieksgerichte manifestaties en het stimuleren van sociale contacten tussen de leden. Om ons doel na te streven, dienen wij een aantal persoonsgegevens op te vragen, te bewaren, te verwerken en te raadplegen.

Van de individuele amateurmuzikant registreert LEEJO vzw persoonsgegevens (naam, voornaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, gsm-nummer, instrument, datum toetreding tot het orkest, en in geval van minderjarige leden ook het gsm-nummer en e-mailadres van de ouders) in een database. De bestuursleden kunnen deze gegevens raadplegen zijnde voor het e-mailverkeer (actuele en noodzakelijke informatie over het orkest en rechtstreekse mailing) en het voorzien van de verzekering.

Om aan de VZW-wetgeving te kunnen voldoen, bewaart LEEJO vzw, ook de gegevens (naam, voornaam, adres, geboortedatum, geslacht, gsm-nummer, e-mailadres, rekeningnummer en rijksregister-nummer) van haar bestuurders. Deze gegevens worden geregistreerd voor het bijhouden van het wettelijk verplichte ledenregister (Algemene Vergadering) en voor de publicaties in het Belgisch Staatsblad en de identificatie in het KBO (RVB) (VZW-wet).

Daarnaast houdt LEEJO vzw ook de persoonsgegevens (naam, voornaam, e-mailadres) bij van sponsors, vrijwilligers en deelnemers aan activiteiten om deze personen te informeren in functie van het nastreven van ons doel.

Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn

LEEJO vzw, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar leden de nodige informatie kan verstrekken in functie van het doel van de vereniging. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene in kwestie. Indien een betrokkene jonger is dan 18 jaar, is er nood aan de uitdrukkelijke toestemming van een ouder of voogd.

De gegevens worden bijgehouden voor de duur van 10 jaar.

Wie zijn de ontvangers van de gegevens?

De gegevens van onze leden worden bewaard in een beveiligde database. Deze worden daar geregistreerd door de secretaris. De database is enkel raadpleegbaar door de leden van de Raad van Bestuur. De muzikantenverantwoordelijken houden een aparte lijst bij met dezelfde persoonsgegevens als hierboven genoemd. Zij gebruiken deze lijst voor het informeren van leden en hun ouders in functie van het nastreven van ons doel.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

het lidmaatschap bij VLAMO: de persoonsgegevens (naam, voornaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, gsm-nummer, instrument, datum toetreding orkest). Zij gebruiken deze informatie om digitale nieuwsbrieven te versturen (waarop u zich kan uitschrijven) en geven deze info door aan de verzekeringsmaatschappij in geval van ongeval of burgerlijke aansprakelijkheid. VLAMO vzw verwerkt de verkregen gegevens ook volgens de richtlijnen van de AVG d.d. 25/05/2018.
het verzorgen van uw verzekering: de verzekeringsmaatschappij zal de gegevens van een verzekerde krijgen via VLAMO of LEEJO vzw in geval van een ongeval of burgerlijke aansprakelijkheid.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij het toetreden tot de vereniging vult de ouder of wettelijke vertegenwoordiger de infofiche met persoonsgegevens in en geeft hierbij toestemming om de info volgens de privacyverklaring te mogen gebruiken.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens LEEJO vzw van gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
Beperkte toegang tot de database d.m.v. gebruikersauthenticatie;
Onze bestuursleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Tevens kunt u bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

LEEJO vzw kan haar privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 21 mei 2018. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.